Projektvertrieb im Neubau: So bringen Sie Anfragen, Einheiten und Status in eine belastbare Struktur

Warum Projektvertrieb heute an Struktur scheitert

Im Neubauvertrieb entsteht Verkaufsleistung selten durch „mehr Leads“, sondern durch saubere Abläufe: Wo kommt eine Anfrage rein, welcher Einheit ist sie zugeordnet, wer bearbeitet sie, in welchem Status befindet sie sich – und was ist als Nächstes zu tun?

In der Praxis trifft hohe Nachfrage oder wechselnde Vermarktungsphasen auf eine heterogene Systemlandschaft: E-Mail-Postfächer, Excel-Listen, Maklerinputs, Webformulare, Telefonnotizen und CRM-Daten. Ohne klare Struktur auf Projekt- und Einheitsebene entstehen typische Risiken:

• Anfragen werden doppelt bearbeitet oder gehen unter
• Status ist nicht konsistent (z. B. „reserviert“ an mehreren Stellen)
• Einheiten werden falsch kommuniziert (Verfügbarkeit, Preis, Sonderwünsche)
• Übergaben zwischen Teammitgliedern funktionieren nicht
• Auswertungen sind nur mit hohem Aufwand möglich

Die Konsequenz: weniger Verbindlichkeit im Vertrieb, mehr interne Reibung und im Zweifel ein schlechteres Kundenerlebnis.

Der Kern: Anfragenmanagement muss auf Einheitenebene funktionieren

Projektvertrieb ist kein reines Lead-Thema, sondern ein Einheiten-Thema. Interessenten fragen nicht „das Projekt“ an, sondern eine konkrete Wohnung, ein Haus oder zumindest eine Einheitengruppe (z. B. „3-Zimmer, Südseite, ab Etage 2“). Eine belastbare Struktur beginnt daher mit zwei Grundsätzen:

• Jede Anfrage ist zentral erfasst und eindeutig nachvollziehbar (Quelle, Zeitpunkt, Einwilligungen, Historie).
• Jede Anfrage wird einem Projekt und idealerweise einer Einheit (oder Suchprofil) zugeordnet – nicht nur einer Person.

Damit wird Vertrieb steuerbar: Sie sehen, welche Einheiten Nachfrage erzeugen, wo Bearbeitungsstau entsteht und wo Statusentscheidungen (Reservierung, Absage, Nachrücken) nötig sind.

Typische Schwachstellen im Neubauvertrieb – und wie Sie sie beheben

1) Zentrale Eingangskanäle fehlen

Wenn Anfragen an mehreren Stellen eingehen (Projektmailadresse, persönliche Postfächer, Portale, Makler), braucht es eine zentrale Erfassung. Entscheidend ist nicht, dass es „ein Tool“ gibt, sondern dass organisatorisch klar ist: Alles läuft in einer Vertriebszentrale zusammen.

Praktische Maßnahmen:

• Ein definierter Eingang pro Projekt (Formular/Adresse) als Standard
• Weiterleitungsregeln für persönliche Postfächer
• Klare Verantwortlichkeit für Monitoring und Erstreaktion

2) Unklare Zuordnung zu Projekt, Einheit und Vertriebsteam

In vielen Teams wird die Anfrage zuerst einer Person zugewiesen. Das ist verständlich, aber gefährlich: Wechsel im Team, Urlaub oder Krankheit führen dazu, dass der Kontext verloren geht. Besser ist eine Struktur, in der die Anfrage zuerst dem Projekt und der Einheit zugeordnet wird – und erst danach der Bearbeiter.

So vermeiden Sie:

• „Schwarze Löcher“ bei Übergaben
• Mehrfachkontakte durch parallele Bearbeitung
• Fehler bei Verfügbarkeiten und Reservierungen

3) Statuslogik ist nicht standardisiert

„In Bearbeitung“, „warm“, „reserviert“, „verkauft“ – Statusbegriffe werden oft unterschiedlich interpretiert. Eine gute Statuslogik ist wenig, eindeutig und teamweit verbindlich. Wichtig: Der Status gehört sowohl zur Anfrage (Lead-Status) als auch zur Einheit (Verfügbarkeit).

Bewährte Statusstruktur (Beispiel):

• Neu (noch keine Reaktion erfolgt)
• Kontaktiert (Erstkontakt hergestellt)
• Qualifiziert (Bedarf, Finanzierung, Timing geklärt)
• Besichtigung/Beratung (Termin durchgeführt oder geplant)
• Reservierung angefragt (Entscheidung steht aus)
• Reserviert (mit Frist und dokumentierter Grundlage)
• Abgeschlossen (verkauft) oder Verloren (mit Grund)

Wichtig ist weniger die perfekte Liste als die Regel: Wann wechselt der Status, wer darf ihn ändern, und welche Notiz muss dazu erfasst werden.

Einheitenübersicht: Das operative Steuerungsinstrument im Projektvertrieb

Eine belastbare Einheitenübersicht ist mehr als eine Preisliste. Sie ist die operative Wahrheit: Welche Einheit ist verfügbar, welche ist reserviert, welche ist verkauft – und welche Nachfrage hängt daran?

Eine gute Einheitenübersicht unterstützt dabei:

• Verfügbarkeit und Status pro Einheit nachvollziehbar zu führen
• Anfragen direkt an der Einheit zu sehen (Historie, Notizen, nächste Schritte)
• Reservierungsfristen und Entscheidungsstände transparent zu machen
• Teamarbeit zu erleichtern (wer macht was bis wann)

Praxisregel: Wenn zwei Personen im Team bei derselben Einheit unterschiedliche Auskünfte geben können, ist die Einheitenübersicht nicht die „Single Source of Truth“.

Prozessvorschlag: Von der Anfrage bis zur Reservierung – in 7 Schritten

Der folgende Ablauf ist bewusst pragmatisch gehalten. Er lässt sich projektabhängig anpassen, sollte aber in der Grundlogik stabil bleiben.

• 1) Eingang & Erfassung: Anfrage wird zentral erfasst (Quelle, Kontaktdaten, Einwilligungen, Zeitstempel).
• 2) Zuordnung: Projekt und Einheit (oder Suchprofil) werden zugeordnet.
• 3) Erstreaktion: definierte Reaktionszeit (z. B. 24 Stunden werktags) inkl. nächstem Schritt.
• 4) Qualifizierung: Bedarf, Finanzierungsstand, Einzugs-/Kaufzeitpunkt, Alternativen im Projekt.
• 5) Dokumentation: interne Notizen standardisiert (kurz, faktenbasiert, nachvollziehbar).
• 6) Status & Aufgaben: Statuswechsel nur mit klarer Regel; Aufgaben mit Termin und Verantwortlichem.
• 7) Reservierung/Abschluss: Reservierung mit Frist, Kriterien und Dokumentation; Abschluss inkl. Grund bei Verlust.

Wenn Sie diese Schritte auf Projekt- und Einheitsebene abbilden, entsteht Transparenz – auch für Projektleitung, Geschäftsführung und externe Beteiligte, ohne dass Vertrieb „Reporting“ nebenbei erfinden muss.

Wenn Sie prüfen möchten, wie eine strukturierte Anfragen- und Vertriebszentrale auf Projekt- und Einheitsebene bei Ihrem Setup aussehen kann, können Sie hier einen Termin vereinbaren.

DSGVO im Anfragenmanagement: weniger Risiko durch klare Regeln

Gerade im Neubauvertrieb werden personenbezogene Daten häufig über viele Kanäle verteilt. Das erhöht Risiken: fehlende Einwilligungen, unklare Löschfristen, Daten in privaten Postfächern oder unkontrollierte Weiterleitungen.

Praktische Leitplanken:

• Zentrale Speicherung statt Datenschatten in E-Mails und lokalen Dateien
• Rollen und Berechtigungen: Wer sieht was im Projekt?
• Dokumentierte Einwilligungen und nachvollziehbare Kontakt-Historie
• Lösch- und Aufbewahrungslogik für nicht zustande gekommene Abschlüsse
• Saubere Übergaben an Makler oder Partner mit klarer Verantwortlichkeit

DSGVO-Konformität entsteht nicht durch Textbausteine, sondern durch Prozessdisziplin und durch Systeme, die diese Disziplin unterstützen.

Integration statt Systembruch: Vertriebszentrale und bestehende Landschaft

Viele Unternehmen haben bereits ein CRM oder ERP im Einsatz. Die Herausforderung im Projektvertrieb ist jedoch, dass das operative Tagesgeschäft auf Einheitsebene oft nicht sauber abgebildet ist oder nur mit hohem Aufwand gepflegt wird. Eine strukturierte Vertriebszentrale auf Projekt- und Einheitsebene kann hier als verbindende Schicht dienen:

• Anfragen laufen zentral ein und werden projektspezifisch strukturiert
• Status und Notizen sind dort, wo Vertrieb arbeitet
• Relevante Daten werden an bestehende Systeme übergeben, statt doppelt gepflegt zu werden

Wichtig ist eine klare Definition: Welche Daten sind führend (z. B. Einheitenstatus), welche Daten werden übernommen (z. B. Kontaktdaten), und welche Daten sind nur für Reporting relevant?

Wenn Sie Ihre vorhandene CRM- und Systemlandschaft berücksichtigen und Schnittstellenanforderungen sauber klären möchten, können Sie Kontakt aufnehmen.

Messbar besser: Kennzahlen, die im Projektvertrieb wirklich helfen

Mit einer zentralen Struktur lassen sich Kennzahlen ohne Zusatzaufwand erheben. Entscheidend sind Kennzahlen, die Vertrieb steuern – nicht nur nachträglich erklären.

• Reaktionszeit je Projekt/Quelle
• Bearbeitungsstau (Anzahl „Neu“ / „Kontaktiert“ älter als X Tage)
• Qualifizierungsquote (von Anfrage zu qualifiziert)
• Reservierungsquote je Einheitentyp/Lage
• Nachfrage pro Einheit (für Preis-/Produktfeedback)
• Verlustgründe (Preis, Timing, Produkt, Finanzierung, Konkurrenz)

Besonders wertvoll: Nachfrage pro Einheitentyp und Verlustgründe liefern Rückkopplung an Projektentwicklung (Grundrisse, Ausstattung, Preislogik) – nicht erst nach der Vermarktung.

Checkliste: In 30 Tagen zu mehr Transparenz im Projektvertrieb

Wenn Sie kurzfristig Ordnung in den Vertrieb bringen wollen, starten Sie nicht mit „Systemwechsel“, sondern mit klaren Mindeststandards:

• Ein Eingang für neue Anfragen pro Projekt (oder klare Regel zur Weiterleitung)
• Verbindliche Statusliste inkl. Definition pro Status
• Einheitenübersicht als Wahrheit: Verfügbarkeit, Reservierung, Verkauf
• Zuordnungspflicht: Jede Anfrage bekommt Projekt + Einheit/Suchprofil
• Notizstandard: kurz, faktenbasiert, nächster Schritt dokumentiert
• Wöchentlicher Vertriebs-Review (30 Minuten): Stau, Reservierungen, Nachrücker

Damit schaffen Sie eine Basis, auf der Digitalisierung nicht „mehr Tools“ bedeutet, sondern weniger Reibungsverluste und bessere Entscheidungsfähigkeit.

Wenn Sie eine kurze Einschätzung möchten, welche Struktur (Projekt, Einheiten, Status, Rollen) zu Ihren Vermarktungsprozessen passt, können Sie per E-Mail anfragen.

Fazit: Projektvertrieb gewinnt durch Einheitentransparenz und konsequentes Anfragenmanagement

Neubauvertrieb ist dann effizient, wenn Anfragen zentral eingehen, eindeutig zugeordnet werden und Statusentscheidungen nachvollziehbar sind. Die operative Steuerung passiert auf Einheitenebene – dort entstehen Verbindlichkeit, Teamfähigkeit und saubere Übergaben. Wer zusätzlich DSGVO-Regeln und Integrationsfragen früh klärt, reduziert Risiken und vermeidet doppelte Datenpflege.

Eine strukturierte Anfragen- und Vertriebszentrale auf Projekt- und Einheitsebene schafft die Grundlage, um genau das im Alltag umzusetzen: transparent, prüfbar und teamfähig.

Wenn Sie sehen möchten, wie Innoflat als strukturierte Anfragen- und Vertriebszentrale auf Projekt- und Einheitsebene in der Praxis organisiert werden kann, können Sie ein unverbindliches Gespräch anfragen.