Projektvertrieb im Neubau: Anfragen zentral steuern, Einheiten sauber zuordnen, Abschlüsse nachvollziehbar machen

Warum Projektvertrieb im Neubau oft an Anfragenprozessen scheitert

Im Neubauvertrieb entscheidet selten die Anzahl der Leads über den Vertriebserfolg, sondern die Bearbeitungsgeschwindigkeit, die Treffsicherheit der Zuordnung und die Nachvollziehbarkeit im Team. Genau hier geraten viele Organisationen unter Druck: Anfragen kommen parallel über Projektwebsites, Portale, Maklernetzwerke, E-Mail, Telefon und Veranstaltungen. Ohne eine einheitliche Logik landen Informationen in unterschiedlichen Postfächern, Excel-Listen oder CRM-Notizen, die nicht auf Projekt- und Einheitsebene zusammenlaufen.

Die typischen Folgen sind bekannt: doppelte Rückmeldungen, verspätete Antworten, unklare Reservierungsstände, „verlorene“ Interessenten und ein Vertrieb, der bei personellen Wechseln plötzlich Wissen einbüßt. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Dokumentation und Datenschutz.

Der Kern: Vertrieb braucht Struktur auf Projekt- und Einheitsebene

Projektvertrieb unterscheidet sich grundlegend vom klassischen Objektvertrieb: Es gibt viele Einheiten, unterschiedliche Preisstände und Ausstattungsvarianten, Reservierungen, Wartelisten sowie häufige Statuswechsel. Eine saubere Vertriebsorganisation beantwortet deshalb konsequent drei Fragen:

• Welche Anfrage gehört zu welchem Projekt (und zu welcher Quelle/Kampagne)?
• Welche Anfrage gehört zu welcher Einheit (oder zu einer Einheitengruppe)?
• In welchem Status befindet sich die Anfrage und was ist der nächste Schritt?

Wenn diese Zuordnung nicht stabil funktioniert, wird jede Auswertung (Conversion, Nachfrage je Einheit, Bearbeitungszeiten, Pipeline) unscharf. Und wenn Statusdefinitionen fehlen, arbeiten Teams zwar „fleißig“, aber nicht vergleichbar und nicht steuerbar.

Schritt 1: Anfragen zentral erfassen – ohne Reibungsverluste

Das Ziel ist nicht „noch ein Postfach“, sondern eine zentrale Anfragen- und Vertriebszentrale, in der alle relevanten Informationen standardisiert zusammenlaufen. In der Praxis bewährt sich ein Ansatz, der folgende Eingangskanäle abdeckt:

• Website-Formulare pro Projekt (inkl. Kampagnenparameter)
• Portale und E-Mail-Anfragen (Weiterleitung/Import mit Struktur)
• Telefon- und Vor-Ort-Kontakte (manuelle Erfassung mit Pflichtfeldern)
• Makler- und Partneranfragen (eindeutige Kennzeichnung)

Wichtig ist dabei die Pflichtfeld-Disziplin: Name, Kontaktdaten, Projektbezug, gewünschte Einheitstypologie (z. B. 2–3 Zimmer), Finanzierungsstatus (falls erhoben) und Einwilligungen sollten einheitlich erfasst werden. Je weniger Interpretationsspielraum es gibt, desto weniger Nacharbeit entsteht.

Praxis-Tipp: Standardisieren Sie die ersten 60 Sekunden

Die ersten Informationen entscheiden, ob später sauber zugeordnet und gesteuert werden kann. Legen Sie fest, welche Felder bei jeder Anfrage mindestens vorhanden sein müssen, und definieren Sie, wer bei unvollständigen Anfragen nachfasst.

Schritt 2: Zuordnung zu Projekten und Einheiten – der entscheidende Hebel

Im Neubau ist die Einheitenebene die operative Wahrheit: Dort entscheiden sich Verfügbarkeit, Reservierung, Preisstände und Vermarktungsprioritäten. Eine gute Zuordnung bedeutet:

• Jede Anfrage wird einem Projekt zugeordnet (auch bei Mehrprojekt-Anfragen).
• Wenn möglich, wird eine konkrete Einheit zugeordnet; alternativ ein Einheitentyp oder eine Shortlist.
• Einheitenstatus und Vertriebsstatus laufen nicht durcheinander: „Einheit reserviert“ ist etwas anderes als „Lead qualifiziert“.

Damit entsteht eine belastbare Einheitenübersicht, in der sichtbar ist, welche Nachfrage auf welcher Einheit liegt, wo sich Interessenten stauen und wo Vertriebsaktivitäten fehlen.

Wenn Sie Ihre aktuelle Zuordnungslogik prüfen möchten, lässt sich das oft in einem kurzen Workshop klären: Projektanforderungen besprechen

Schritt 3: Klare Statuslogik statt Bauchgefühl

Viele Teams nutzen Statuslisten, die zu grob sind („offen / in Bearbeitung / abgeschlossen“) oder zu individuell („Herr Müller wartet noch“). Für Steuerbarkeit braucht es eine gemeinsame Statusdefinition, die den Vertrieb abbildet und gleichzeitig einfach bleibt. Ein praxistaugliches Set umfasst häufig:

• Neu (eingegangen, noch nicht qualifiziert)
• Kontakt hergestellt (erste Rückmeldung erfolgt)
• Qualifiziert (Bedarf und Rahmen passen grundsätzlich)
• Besichtigung/Beratung (Terminphase)
• Reservierung angefragt / Reserviert (mit Frist und Verantwortlichkeit)
• Kaufabsicht (Unterlagen/Finanzierung in Klärung)
• Notartermin / Verkauft
• Absage (mit Grund)

Entscheidend ist, dass jeder Status einen nächsten Schritt impliziert (z. B. „Kontakt herstellen“ innerhalb von 24 Stunden; „Reservierung“ mit Ablaufdatum). So wird aus einer Liste ein Prozess.

Praxis-Tipp: Absagegründe sind Gold wert

Wenn Absagen strukturiert erfasst werden (z. B. Preis, Grundriss, Lage, Timing, Finanzierung), entstehen belastbare Signale für Produkt, Pricing und Marketing. Ohne diese Information bleibt Optimierung Zufall.

Schritt 4: Interne Notizen und Transparenz – ohne Informationsinseln

Projektvertrieb ist Teamarbeit: Vertrieb, Backoffice, Projektleitung, manchmal externe Partner. Damit Übergaben funktionieren, braucht es eine chronologische, nachvollziehbare Kommunikation je Anfrage und je Einheit:

• Telefonnotizen und Gesprächsergebnisse als kurze, standardisierte Einträge
• Dokumentation von Zusagen (z. B. Preisbindung, Reservierungsfristen)
• Interne Hinweise zur Einheit (z. B. Besonderheiten, Varianten, Einschränkungen)
• Klare Verantwortlichkeiten pro Lead (Owner-Prinzip)

Damit wird sichtbar, wer wann was getan hat und warum. Das reduziert Doppelarbeit, hilft beim Onboarding neuer Teammitglieder und schützt vor Missverständnissen im Verkauf.

Schritt 5: Einheitenübersicht als Steuerungsinstrument (nicht nur als Liste)

Eine Einheitenübersicht ist dann wertvoll, wenn sie mehr kann als „frei/reserviert/verkauft“. Im Projektvertrieb sollten Sie Einheiten so betrachten, dass Entscheidungen schneller fallen:

• Verfügbarkeit (inkl. Fristen, Reservierungen, Rückläufer)
• Nachfrage je Einheit (Anzahl qualifizierter Anfragen, Wartelisten)
• Geschwindigkeit (Zeit von Anfrage bis Kontakt/Reservierung)
• Preis- und Ausstattungsstände (Versionierung/Änderungshistorie, soweit intern nötig)

Die praktische Konsequenz: Sie erkennen früh, welche Einheiten „stehen bleiben“, wo Reservierungen zu lange blockieren und wo Nachfrage nicht bedient wird, weil die Zuständigkeit unklar ist.

Wenn Sie eine Einheitenübersicht aufbauen möchten, die wirklich vertriebsfähig ist: Unverbindliches Gespräch anfragen

Schritt 6: Schnittstellen statt Systembruch – Einbindung in bestehende CRM- und Systemlandschaften

Viele Unternehmen haben bereits CRM, ERP, DMS oder Projekttools. Im Neubau entsteht jedoch häufig eine Lücke: Die Systeme sind nicht auf Projekt- und Einheitentracking im Vertrieb ausgelegt oder bilden die Anfragewege nicht sauber ab. Statt einen Systemwechsel zu erzwingen, ist in der Praxis häufig sinnvoll:

• Anfragen und Einheitenstatus strukturiert zu führen und bei Bedarf an bestehende Systeme zu übergeben
• Dublettenkonzepte zu definieren (wann gilt ein Interessent als „neu“?)
• Verantwortlichkeiten zu klären: Welche Informationen sind führend in welchem System?

So vermeiden Sie Medienbrüche, ohne die operative Vertriebsarbeit mit Kompromissen zu belasten.

Schritt 7: DSGVO-konform arbeiten – pragmatisch und nachvollziehbar

DSGVO ist im Projektvertrieb kein Zusatzthema, sondern Teil der täglichen Praxis. Typische Stolpersteine sind unklare Einwilligungen, zu breite Verteiler, fehlende Löschroutinen oder private Notizwege. Pragmatische Grundlagen sind:

• Transparente Einwilligungen im Anfrageprozess (Zweck, Kontaktkanäle)
• Rollen- und Rechtekonzepte (wer sieht was im Projekt?)
• Nachvollziehbarkeit von Kontakten und Bearbeitungsschritten
• Lösch- und Aufbewahrungslogik für nicht zustande gekommene Vorgänge

Je strukturierter Anfragen und Notizen erfasst werden, desto leichter lassen sich Auskunfts- und Löschanfragen korrekt bearbeiten.

Checkliste: So prüfen Sie Ihren Projektvertrieb in 30 Minuten

• Haben wir eine zentrale Stelle, an der alle Anfragen eingehen und sichtbar sind?
• Kann jede Anfrage einem Projekt und idealerweise einer Einheit zugeordnet werden?
• Gibt es eine Statuslogik, die alle im Team gleich verwenden?
• Ist klar, wer Lead-Owner ist und wann nachgefasst werden muss?
• Sehen wir auf Einheitsebene Nachfrage, Reservierungen und Blocker?
• Werden Absagegründe strukturiert erfasst und ausgewertet?
• Sind DSGVO-relevante Punkte (Einwilligung, Zugriff, Löschung) geregelt?

Wie Innoflat hier einordnet: Vertriebszentrale für Anfragen auf Projekt- und Einheitsebene

Innoflat ist keine „Allzweck-Software“, sondern eine strukturierte Anfragen- und Vertriebszentrale, die genau dort ansetzt, wo Neubauvertrieb operativ komplex wird: Anfragen zentral erfassen, sauber Projekten und Einheiten zuordnen, Status und Notizen im Team nachvollziehbar führen und so Transparenz im Projektvertrieb herstellen. Dabei lässt sich Innoflat in bestehende CRM- und Systemlandschaften einbinden und unterstützt DSGVO-konforme Abläufe.

Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre Prozesse eher eine zentrale Vertriebszentrale oder Anpassungen in bestehenden Abläufen brauchen: Per E-Mail anfragen

Fazit: Projektvertrieb wird steuerbar, wenn Anfragen, Einheiten und Status zusammenlaufen

Erfolgreicher Neubauvertrieb ist weniger eine Frage individueller Vertriebskunst als eine Frage von Struktur: zentrale Anfragenerfassung, eindeutige Zuordnung auf Projekt- und Einheitsebene, klare Statuslogik, transparente Notizen und eine Einheitenübersicht, die Nachfrage und Verfügbarkeit zusammenbringt. Wer das im Griff hat, reagiert schneller, verkauft planbarer und reduziert Reibung im Team.

Wenn Sie konkrete Beispiele aus Ihren Projekten durchgehen möchten, ist ein kurzer Austausch oft der schnellste Startpunkt: Termin vereinbaren